1 – O que é Digital Signer?

Digital Signer é um administrador de documentos digitais com assinatura através de certificado digital. Além de arquivar documentos e organizá-los em pastas privadas de cada usuário, o Digital Signer também auxilia na organização dos processos administrativos da entidade contratante em uma estrutura centralizada onde todos os usuários podem acompanhar o andamento desses processos e comunicar os demais usuários sobre necessidades dentro de qualquer dos processos registrados.

Em sua concepção, o Digital Signer pensado para funcionar na internet em navegadores de computador, tablets e celulares. Assim, o usuário pode deslocar-se livremente e assinar seus documentos de qualquer lugar com conexão.

Um dos pontos mais importantes do uso do Digital Signer é a validade jurídica das assinaturas digitais. A Medida Provisória 2200-2 de 24 de agosto de 2001 cita expressamente:

Art. 1º – Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Com isso, todos os processos de entidades públicas ficam seguros e os tribunais podem receber os documentos eletronicamente de forma ágil.

2 – O que diferencia Pastas de Estrutura no Digital Signer?

Pastas são particulares de cada usuário e armazenam seus documentos individuais. Documentos criados por um usuário ficam em suas pastas de forma privada. Já Estruturas são armazenadores de processos e compartilham seu conteúdo entre todos os usuários. Assim, os usuários conseguem compartilhar os processos, e dentro deles os documentos dos mesmos, entre outros usuários.

Dessa forma, o usuário tem seus documentos privados e tramita seus processos livremente.

3 –Modelos

Os Modelos são arquivos iniciais auxiliares para facilitar a criação de documentos novos e manter uma padronização. Solicitações de compras, atos administrativos, ofícios e outros documentos podem ser criados a partir de modelos salvos dentro do Digital Signer.

Caso a entidade contratante tenha seus próprios modelos, eles podem ser inseridos no Digital Signer para reutilização por todos os usuários.

De outra forma, documentos criados no próprio computador do usuário, criados por outros sistemas da entidade ou mesmo escaneados podem ser enviados para o Digital Signer para compor processos do sistema. Se o documento escaneado for gerado no formado de PDF Pesquisável, o Digital Signer vai indexar automaticamente o conteúdo do documento. Se o PDF não for pesquisável, o Digital Signer permite indexação manual.

4 – Certificado Digital

Sem necessidade de ir a um cartório e autenticar um documento, o certificado pode ser comparado a caneta do usuário. É com ele que o usuário assina os documentos. O certificado identifica o usuário nos atos eletrônicos. O funcionamento é simples mas a explicação é um pouco complexa.

O primeiro passo é adquirir um certificado digital. As certificadoras podem ser localizada em todos os estados e fotografam o usuário, copiam os documentos, lêem as digitais para cadastrar o usuário digitalmente. Com esses dados cadastrados, certificadora gera um arquivo conhecido como certificado digital. Nesse momento o usuário cadastra também uma senha para o certificado também chamado de PIN (Personal Identification Number).

De posse desse certificado em arquivo, o usuário pode acessar o sistema para cadastrar seu certificado no Digital Signer. O Digital Signer armazena o certificado mas não guarda a senha (PIN). Importante entender que além de proteger o usuário, o Digital Signer também se protege com essa forma de trabalho porque nunca será possível o uso do certificado sem a senha do mesmo. Todas as vezes que o Digital Signer precisar acessar o certificado digital do usuário, ele vai solicitar a senha (PIN) do mesmo. Inclusive no momento de envio do certificado.

Quando o usuário for assinar um documento, o Digital Signer solicita a senha do certificado que vai assinar o documento. Com a senha válida, o Digital Signer criptografa o conteúdo do arquivo usando como chave o certificado do usuário e gerando uma nova chave vinculando o documento ao certificado digital do usuário, armazena essa última chave e os dados do certificado no cabeçalho do arquivo. Com isso, qualquer mudança no conteúdo do arquivo fará com que o cálculo criptográfico com os dados do certificado do usuário não chegue ao mesmo resultado encontrado no momento da assinatura, invalidando a assinatura do documento.

Com uma assinatura posterior no mesmo documento, o Digital Signer faz a mesma operação e acumula a nova assinatura no cabeçalho do arquivo mantendo o conteúdo intacto e mantendo válida a assinatura anterior juntamente com a nova.

Quando um usuário assina um documento, é indiferente para a validação das assinaturas se o documento tem 1 ou 300 páginas. Portanto, contratos mais longos não têm necessidade de rubrica em cada página por todo o documento é coberto pelo mesmo certificado.

Da mesma forma, quando o assinante precisa assinar somente uma parte do documento, é importante que essa parte seja produzida como um arquivo em separado. Por isso, as assinaturas são colocadas em documentos e não no processo inteiro.

5 – Usuário

O Digital Signer possui usuários de 2 níveis: Administradores e Usuários Básicos. Qualquer um deles com Certificado enviado para o programa pode assinar Documentos. Aquele que não tenha Certificado enviado ao sistema não poderá obviamente assinar Documentos. Mas podem criar ou enviar Documentos para outros assinarem.

Isso foi feito para que gestores de certo nível hierárquico possam solicitar que auxiliares produzam ou enviem Documentos para o sistema possibilitando que aqueles gestores possam assinar.

Usuários Administradores podem criar outros usuários de nível básico no sistema. Usuários de nível básico só podem alterar os dados do próprio perfil.

6 – Processos

Processos são formas de agregação de documentos referentes a uma mesma tramitação. São guardados dentro da Estrutura da entidade e podem ser acessados por todos os Usuários.

7 – O Passo a Passo

Administradores podem criar usuários, Modelos de Documentos e Estruturas dentro da entidade. Assim, no início do uso do Digital Signer, administradores vão configurar o dia-a-dia do uso do programa formatando a hierarquia da estrutura de acordo com sua necessidade, criando os modelos padronizados de documentos e inserindo os usuários que desejar.

Com isso feito, os usuários podem entrar no sistema, alterar as senhas de acesso de seu perfil garantindo a exclusividade de acesso de seu usuário ao conhecedor da senha de acesso. Assim, o usuário fica mais à vontade para enviar seu certificado digital para o Digital Signer liberando a funcionalidade de assinatura de documentos. Mas, mesmo sem o certificado digital, o usuário pode criar seus documentos, enviar documentos criados em seu computador através de qualquer outro programa que desejar ou através do scanner.

Documentos criados ou enviados para o sistema ficam na raiz de pastas do usuário. No momento do envio, o Digital Signer aproveita para fazer uma leitura do conteúdo do documento e guarda os textos encontrados para posterior pesquisa e localização dos documentos.

O usuário pode criar outras pastas particulares para organizar seus documentos de acordo com seu entendimento de separação e lógica de trabalho.

Até esse momento o usuário não compartilhou nenhuma informação com outros usuários do sistema.

Com os documentos desejados criados, o usuário pode abrir um processo e anexar os documentos que desejar escolhendo uma posição na estrutura da entidade para guardar seu processo. Dentro do processo, o usuário pode notificar outros usuários sobre a necessidade do usuário assinar ou tomar qualquer outra atitude necessária em algum documento que tenha sido colocado no processo. Pode inclusive solicitar que o usuário seguinte prossiga com a tramitação daquele processo.

Todas as ações ocorridas nos documentos são guardadas com data/hora e usuário que interagiu com o documento. Da mesma forma, todos os eventos que ocorrerem em um processo são guardados com data/hora, usuário e a ação tomada pelo mesmo.

Sempre que um usuário é notificado de uma solicitação de outro usuário, o Digital Signer vai mostrar um aviso na entrada o site. Ao acessar a notificação, o sistema registra que o usuário foi informado da notificação e essa informação passa para o histórico do processo. Assim, quem notificou sabe que o destinatário da mensagem recebeu a mensagem e já está ciente da ação.

8 – Material de Ajuda e Suporte

Ao acessar o endereço do site, o usuário vê uma tela inicial para quem ainda não se identificou ao sistema e um material de ajuda que centraliza textos e imagens de exemplo  do uso do Digital Signer, links úteis para programas de terceiros que podem ser usados para criar PDFs, incluir PDFs em um único PDF, compactar e descompactar arquivos. Programa de acesso remoto para que um suporte possa ser dado ao usuário via remota, editor de textos e demais programas que o Digital Signer possa precisar durante o uso ou suporte.