Eis a grande dúvida de quem começa a trabalhar com documentos digitais: Como alguém vai saber que aquele documento digital está assinado caso eu precise imprimir o documento e entregar em papel para outra pessoa?

Vamos entender primeiro como um documento físico se comporta legalmente em nossa sociedade.

Ao assinar um contrato com uma outra parte, é preciso conseguir 2 testemunhas que possam a qualquer tempo confirmar que as 2 partes ajustaram exatamente o que está escrito no contrato. Temos então 4 figuras envolvidas até esse momento na confecção e validação de um contrato físico. As 2 partes interessadas e as 2 testemunhas. Mas alguém pode falsificar as assinaturas de diversos envolvidos e criar um falso contrato para obrigar outro a pagar ou perder algum bem que esse não desejou comprar ou vender. Para evitar essa falsificação, a solução encontrada muito tempo atrás foi criar uma figura confiável que registre, guarde e garanta a legitimidade de todo o contrato assinado por 2 partes e mais 2 testemunhas. Cartórios.

Os cartórios são entidades privadas autorizadas pelo poder público a legitimar, guardar, autenticar documentos diversos, desde certidões de nascimento, passando por registros de imóveis, contratos, títulos de posse, chegando ao registro de óbitos. Ou seja, o cartório é o guardião legítimo dos documentos mais importantes da sociedade civil. Isso ainda não garante que alguém não possa falsificar uma assinatura, alterar um documento e fraudar registros dando posse de bens a pessoas que não seriam proprietárias desses bens legitimamente.

Na tentativa de modernizar e dificultar fraudes documentais, o certificado digital se vale de tecnologia para garantir que um documento assinado digitalmente não possa ser modificado para refletir outros interesses que não dos propósitos originais.

Para isso, documentos digitais resultam em arquivos digitais criptografados de forma que qualquer alteração invalida a assinatura eletrônica nele colocada. Portanto, os documentos assinados digitalmente são SEMPRE documentos eletrônicos. E a impressão desses documentos são apenas e tão somente cópias físicas de um documento originalmente digital.

– Agora voltamos a pergunta original: Como alguém vai saber que aquele documento físico que se diz cópia de um documento digital foi realmente e digitalmente assinado?

– A forma direta seria pegar o documento digital original e abrir em um programa que faça leitura de certificados digitais para ver se esse arquivo tem realmente um certificado digital colocado lá dentro.

– Então eu terei que andar com um computador para provar que o documento é real e está assinado?

– Realmente, se o leitor estiver em um local de difícil acesso à tecnologia isso será um problema.

– Mas e se eu imprimir o documento dizendo que ele foi assinado digitalmente?

– Seria a mesma situação de alguém falsificar um documento e garantir diretamente que ele é verdadeiro. Alterar qualquer característica do conteúdo de um documento digital invalida a assinatura inserida no documento digital. Essa é a grande garantia que o documento digital foi assinado: Qualquer mudança de conteúdo fará com que a assinatura digital perca a validade.

A solução proposta pelos programadores é que as pessoas que estejam com o documento impresso possam ter acesso ao documento digital em um servidor através da internet verificando a existência de um certificado digital no arquivo digital e comparando o conteúdo impresso com o conteúdo digital.

– Então, como fazer essa verificação sem alterar o conteúdo do arquivo digital e levar com o documento impresso a forma de encontrar o documento eletronicamente pela internet para fazer a verificação do certificado e do conteúdo?

– Para tal, os documentos são criados dentro de uma plataforma digital e durante a criação do documento é inserida uma chave de verificação no conteúdo do documento digital de forma que qualquer um que pegue uma impressão do documento possa entender que ele foi impresso a partir de um documento digital e que aquela chave vai levá-lo ao documento eletrônico original para verificar o conteúdo e a assinatura digital aplicada nele.

Com essa referência impressa no documento físico é possível chegar ao documento digital e confirmar a validade do documento da mesma forma que recebemos selos cartoriais que nos garantem a validade de documentos físicos.

– Certo. Então eu preciso criar o documento em uma plataforma digital que já insira essa chave no documento e assim ele possa ser localizado posteriormente?

– Isso.

– Dessa forma, o documento digital não me serve porque eu terei que deixar de usar diversos programas de contabilidade, editores de textos e inclusive receber documentos impressos de fornecedores ou clientes para migrar tudo para uma plataforma digital. Desculpe, no lugar de criar uma solução eu terei muitos outros problemas.

– Devido à essa resistência dos clientes, as plataformas precisam conseguir transformar os documentos físicos em eletrônicos para poder colocar-lhes a chave de identificação.

– Isso é possível?

– Em informática, muita coisa é possível. Essa transformação é uma delas. Com um scanner qualquer, podemos receber documentos impressos e transformá-los em digitais para enviá-los à plataforma digital onde ele receberá a chave e posteriormente será assinado com toda segurança dos certificados digitais.

As possibilidades de certificar um documento scaneado para autenticação são viáveis em entidades públicas onde funcionários públicos têm fé pública e podem colocar seus certificados digitais em documentos autenticando os mesmos informando que conferem com os originais apresentados pela parte interessada.

Na prática, o que acontece fisicamente em uma licitação, por exemplo é um fornecedor de produtos ou serviços levar cópias de seus documentos juntamente com os originais e auxiliares do pregoeiro autenticam os documentos para que os mesmos possam ser usados durante a licitação. Do mesmo  jeito, eletronicamente, os documentos podem ser scaneados e incluídos na plataforma digital onde o mesmo auxiliar pode assinar digitalmente os arquivos dando validade jurídica e atestando ao mesmo tempo a autenticidade dos originais a ele apresentados no momento da entrega para a licitação. Desse ponto em diante, toda tramitação passa a ser eletrônica. Os arquivos válidos são digitais e toda a licitação passa a ocorrer em ambiente digital.

No final do processo licitatório, o pregoeiro pode pegar todos os documentos entregues pelos licitantes, criados durante ou posteriormente à licitação em uma mídia digital e levar para onde desejar ciente que todos os documentos têm validade jurídica sem necessidade de uma autenticação cartorial.

A melhor parte de tudo isso é que o pregoeiro pode copiar esses arquivos em diversos lugares para o caso de um pen-drive se danificar ou ser perdido e toda a licitação ser descartada por falta de documentos. E mesmo as cópias digitais dos arquivos são válidos e tratados como originais pois mantêm intactas as certificações inseridas neles e o conteúdo sem alterações. Ou seja, um gestor pode levar consigo uma cópia juridicamente válida de toda sua gestão, deixando outra cópia de posse da entidade pública da qual ele fazia parte. E todas as cópias são válidas.