O controle de documentos é feito através de seu conteúdo. Quando o usuário cria um documento, o sistema guarda o texto em banco de dados para pesquisa futura. Assim, ao procurar por documentos com algumas palavras, o sistema pode encontrar todos com a expressão pesquisada ou mesmo com palavras que não está conectadas mas que fazem parte do mesmo documento.

Mas e quando o usuário tem um documento em seu computador e deseja enviar para o sistema? Nesse caso, é imprescindível que o PDF seja criado como pesquisável. Em alguns programas o tipo é chamado de PDF/A. Com o envio de PDF/A para o sistema, esse documento também terá a leitura realizada automaticamente pelo sistema e as informações ficam também guardadas para pesquisa.

E se o usuário recebe um PDF de um fornecedor ou cliente que não seja pesquisável, como fazer para encontrar esse documento no sistema? O sistema abre uma tela com um campo para digitação e do lado coloca o documento enviado para que o próprio usuário faça a digitação do conteúdo do documento. O conteúdo não precisa obrigatoriamente completo. Mas o documento só será localizado pelo texto enviado para guardar no banco de dados.