Muitas vezes um secretário de finanças do município não está presente na secretaria e falta somente sua assinatura na ordem de pagamento de um fornecedor. O secretário autoriza o pagamento por telefone informando que assina a ordem de pagamentos quando voltar à secretaria. Essa ordem de serviço é paga pelo caixa na confiança que  secretário assine a ordem posteriormente.

O problema não é somente com uma ordem de serviço. O problema é que esse processo segue seu curso e dias depois ninguém mais lembra da ausência dessa assinatura até que o processo vai para a contabilidade registrar. A contabilidade fica com diversos processos empilhados aguardando assinaturas de alguém para poder contabilizar o registro, mas existem prazos que precisam ser cumpridos pela administração com os órgãos de fiscalização e a contabilidade registra o pagamento, envia seu relatório para o órgão de fiscalização e fica com a pilha de processos com páginas destacadas para quando o secretário aparecer e assinar.

Esses órgãos recebem relatórios contábeis mas não os documentos da administração. Somente no momento de uma auditoria pelo ministério público é que o gestor é intimado a apresentar tais documentos que estão no poder da prefeitura. E é nessa hora que o documento sem assinatura é lembrado. Em alguns casos anos, depois. às vezes, quando o prefeito não está mais na sua gestão e quem está gerindo a prefeitura é um adversário político. Correto seria solicitar à prefeitura a apresentação desses documentos, mas o atual prefeito não é o responsável pelo processo e pode negar a existência ou informar que não localizou o documento.

Com documentos digitais CERTIFICADOS e com validade jurídica, o prefeito pode levar sua cópia de documentos da gestão consigo deixando a prefeitura com outra cópia dos mesmos documentos.